Jak napisać oficjalnego maila po angielsku?

E-mail to elektroniczna forma zwykłego listu. A ten, jak wiadomo rządzi się pewnymi regułami, jeśli chodzi o formę czy treść. Oczywiście e-mail jest nieco mniej formalny, nie znaczy to jednak, że przy tworzeniu go nie obowiązują ściśle określone reguły. Podobnie jest przy pisaniu korespondencji mailowej w innym języku. O takich zasadach możemy przeczytać chociażby w książce Agnieszki Drummer i Beaty Williamson „Nowoczesna korespondencja biznesowa po angielsku”.  Poniżej kilka rad, jak napisać e mail po angielsku. Oficjalny e mail po angielsku: zapoznaj się z podstawowymi zasadami.

Poszczególne elementy listu

Struktura e-maila, również tego w języku angielskim, charakteryzuje się koniecznością wystąpienia pewnych stałych elementów. Są to:

• grzecznościowy zwrot do adresata,
• wstęp,
• rozwinięcie,
• zakończenie,
• zwrot grzecznościowy kończący wiadomość.

Wstęp najlepiej poświęcić określeniu powód, w jakim tworzymy list. W tym miejscu, jeśli jest to oczywiście celowe, nawiązuje się do wcześniejszej korespondencji. Następnie omawia się temat główny, dzieli się swoimi ewentualnymi spostrzeżeniami i wątpliwościami oraz zadaje pytania o szczegóły dotyczące wątku głównego. Wreszcie w zakończeniu zawiera się krótkie podsumowanie. Jest to również miejsce, w którym można zawrzeć prośby czy wyrazić swoje oczekiwania.

Jak poprawnie sformułować temat e-maila po angielsku?

Ważne, aby był w miarę możliwości zwięzły. Powinien nawiązywać do treści całej wiadomości. Nie ma w nim miejsca na przypadkowe zwroty. Pamiętajmy, że trafnie sformułowany temat sprawi, że adresat poważniej podejdzie do naszej wiadomości, zwiększy również szanse na uzyskanie szybkiej odpowiedzi. W przeciwnym razie może dojść do wniosku, że skoro nie byliśmy w stanie poświęcić chwili na doprecyzowanie tematu, nie jest to dla nas kwestia istotna.

Rodzaje wiadomości mailowych pisanych w języku angielskim

Jest kilka rodzajów wiadomości mailowych. Powiemy dziś, o kilku z nich.

Jak napisać maila z prośbą?

Formułując prośbę w języku angielskim należy przede wszystkim pamiętać o generalnej zasadzie używania jak najbardziej uprzejmych zwrotów. Taki e-mail ma najczęściej na celu pozyskanie niezbędnych informacji czy nakłonienie adresata do podjęcia konkretnych działań. Nie bójmy się zatem stosowania wyszukanych fraz.

Jak napisać e mail po angielsku z zaproszeniem?

Tutaj również nie zaszkodzi zawrzeć zwrotów z uprzejmościami. Należy jednak pamiętać, aby wiadomość nie była zbyt namolna. Zawsze musimy brać pod uwagę, że nasz odbiorca ma prawo udzielić nam odpowiedzi odmownej.

Jak zawrzeć w mailu skargę?

Jest to trudne, jednakże zdarza się, że sytuacja wymaga od nas napisania zażalenia. Pamiętajmy, aby przede wszystkim nie kierować się emocjami. Skargę zwraca się z taktem i kulturą. 

Jak sformułować wiadomość z przeprosinami?

Takie sytuacje również mają miejsce na gruncie biznesowym. Nawet dosyć często, w szczególności jeśli chodzi o kontakty z kontrahentami. W takim mailu również panuje zasada maksymalizacji zwrotów uprzejmościowych, pamiętajmy jednak, aby przede wszystkim wyrazić skruchę w szczery i niewymuszony sposób.

Sprawdź poprawność językową i wybierz odbiorców

Błędy stylistyczne czy ortograficzne z pewnością nie wyglądają profesjonalnie. Szkoda, ponieważ przeważnie nie jest to wynik braku wiedzy piszącego, ale pośpiechu z uwagi na dużą ilość wysyłanych maili. Warto poświęcić kilka chwil na ponowne przeczytania wiadomości i upewnienie się, że jest poprawnie napisana. Zwróćmy również uwagę, czy załączyliśmy wszystkie niezbędne dokumenty. Na końcu zastanówmy się, do kogo konkretnie chcemy skierować naszą wiadomość, a komu e maila podać jedynie do wiadomości. Dodając kolejnych adresatów pamiętaj, aby umieszczać ich w kolejności pełnionych w firmie funkcji. Wiele szkół językowych, stawiających na kursy biznesowe, oferuje w swoim programie nauczania również sztukę doskonalenia pisania oficjalnych maili.

Więcej o tym, jak napisać mail oficjalny przeczytasz na http://www.trinet.com.pl/napisac-oficjalnego-e-maila/.

Pisząc biznesowy e mail w języku angielskim, każdorazowo pamiętajmy, by zachować odpowiednią stylistykę. Nie bójmy się uprzejmościowych zwrotów. Nie stosujmy natomiast żadnych form skróconych, charakterystycznych raczej dla języka potocznego. Formułujmy konkretne, krótkie, ale przede wszystkim zrozumiałe myśli, opierając się na podstawowej biznesowej zasadzie, że mniej znaczy więcej.

Artykuł napisała:
KB – absolwentka studiów prawa
i międzynarodowych stosunków gospodarczych
ze specjalizacją w biznesie międzynarodowym;
wielbicielka powieści i filmów fantasy oraz gier planszowych.

Źródło:

• Drummer, B. Williamson, Nowoczesna korespondencja biznesowa po angielsku, 2017.